Qué hace solo un agente, qué consulta y qué nunca hace

La primera pregunta que hace un responsable sobre un agente casi nunca es "¿cómo de inteligente es?". Es "¿qué puede hacer sin preguntarme?".

Esa pregunta merece una respuesta por escrito. Todos los agentes que construimos trabajan dentro de tres listas, acordadas con las personas responsables del proceso antes de que el agente toque nada real.

Las tres listas

Hace solo

Acciones que el agente ejecuta sin preguntar: responder una petición rutinaria, enviar un seguimiento, conciliar un cobro que cuadra. Son frecuentes, de bajo riesgo y fáciles de deshacer.

Te consulta

Acciones que el agente prepara pero no ejecuta hasta que una persona las aprueba: un pago grande, un descuento, una excepción a una regla. El agente hace el trabajo hasta la decisión y después espera.

Nunca hace

Acciones que ningún agente ejecuta, sea cual sea la instrucción: firmar un contrato, cambiar una cuenta bancaria, borrar registros. No son acciones de "preguntar antes". Están fuera del alcance del agente.

Cómo escribirlas

Parte de acciones, no de intenciones

"Ten cuidado con el dinero" no es un límite. "Los pagos de más de 5.000 EUR necesitan aprobación" sí lo es. Cada línea de una lista nombra una acción en un sistema y, cuando corresponde, un umbral.

Ordena con dos preguntas

Para cada acción, pregunta cuánto cuesta el peor resultado y si se puede deshacer. Lo barato y reversible va a la primera lista. Lo caro o difícil de revertir va a la segunda. Lo que sería inaceptable aunque ocurriera una sola vez va a la tercera.

Aplícalas en código

Una lista escrita solo en el prompt es una petición. El modelo normalmente la cumple, y "normalmente" no es un control.

Los límites los comprueba código determinista situado entre el agente y el sistema: el agente propone una acción y la comprobación la permite, la envía a aprobación o la bloquea. Para la tercera lista, la forma más simple de aplicarla es también la más fuerte: al agente no se le da esa herramienta.

Aprobaciones que no se convierten en un cuello de botella

Si cada aprobación tarda un día, la gente pedirá que se apague el agente o que se quiten los límites. Ninguno de los dos es el resultado que buscas.

Una buena petición de aprobación tiene cuatro partes:

• Qué quiere hacer el agente, en una frase.
• Por qué, con los datos que ha usado.
• Qué pasa si se aprueba y si no.
• Una acción para aprobar o rechazar, en la herramienta donde la persona ya trabaja.

La persona debería poder decidir en menos de un minuto sin abrir otro sistema. Si no puede, a la petición le falta algo.

Cada acción queda registrada

Las tres listas generan un registro: lo que se hizo solo, lo que se consultó y quién respondió, y lo que se bloqueó. Ese registro cumple tres funciones.

Explica cualquier resultado concreto cuando alguien pregunta. Muestra patrones, como un tipo de aprobación que se concede siempre. Y es la evidencia para cambiar las listas.

Cuándo puede crecer una lista

Las listas no son fijas. Empiezan estrechas y se amplían con evidencia.

Si el registro muestra que los descuentos de menos del 5% se han aprobado sin cambios durante meses, esa acción puede pasar de "te consulta" a "hace solo". La decisión la toma la persona responsable del proceso, con los datos delante.

También funciona en sentido contrario. Si la calidad baja después de un cambio de modelo o de herramienta, la acción vuelve a requerir aprobación hasta que los números se recuperen.

Así sube un proceso por los cinco niveles de autonomía de una empresa: no por la decisión de confiar más en el agente, sino por un registro que demuestra que se lo ha ganado.

El piloto sigues siendo tú

Más autonomía no significa menos control. Las listas, las comprobaciones y el registro son lo que hace razonable dejar que un agente trabaje solo.

Si quieres redactar estas listas para uno de tus procesos, reserva una llamada.